Spelregel: sollicitatie(s)

Achtergrond

Zoals je wel begrijpt is het werken bij Het Handje enorm in trek. Zeg eens eerlijk, wie wil nou niet in het oog van de juwliersvulkaan werken? Gelukkig voor werkzoekenden heeft Het Handje op doorlopende basis interessante vacatures online staan. Hier wordt dan ook met regelmaat op gereageerd. Omdat er gedurende zo’n sollicitatieprocedure veel (gevoelige) gegevens verwerkt worden, is het goed om te weten waar je op dient te letten bij de opslag en het verdere gebruik van deze gegevens. Op deze pagina worden de spelregels uiteengezet voor het privacybewust omgaan met persoonsgegevens bij sollicitaties.

Let op: deze tekst wordt aangepast na de succesvolle migratie naar ons nieuwe recruitmentplatform. Gelet op de recente cyberdreigingen staat deze migratie echter 'on hold'.

Spelregel 1: dataminimalisatie

Vraag je af welke gegevens je echt nodig hebt voor het afhandelen van de sollicitatie. Het is belangrijk om niet meer gegevens uit te vragen dan je daadwerkelijk nodig hebt voor de sollicitatie. Vaak is het niet nodig om bij aanvang van de sollicitatie meer uit te vragen dan een cv en een motivatiebrief. Het verzamelen van meer gegevens verhoogt het risico op het onnodig opslaan en bewaren van gegevens en een eventueel datalek.

Let op: mocht je een social media en/of Google ‘onderzoek’ willen doen naar de sollicitant, geef dit dan aan bij de vacature.

Spelregel 2: bewaar niet langer dan nodig

Bewaar de gegevens in principe niet langer dan tot een maand na afloop van de sollicitatieprocedure.

Hoewel er geen wettelijke bewaartermijn is voor het bewaren van persoonsgegevens die verwerkt worden gedurende een sollicitatieprocedure, is het van belang om de gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk is.

Let op: gelet op de proeftijd die Het Handje hanteert voor haar nieuwe werknemers, is het logisch om de gegevens tot een maand na afloop van de sollicitatieprocedure te bewaren. Immers, mocht de proeftijd van de nieuwe werknemer om enige reden beëindigd worden, dan heeft Het Handje nog de beschikking over de gegevens van andere (mogelijk) geschikte kandidaten.

Spelregel 3: langer bewaren

Is een kandidaat interessant voor Het Handje, maar is hij/zij momenteel niet geschikt voor een openstaande vacature, dan kun je vragen om zijn/haar toestemming om de gegevens na afloop van de bovenstaande maand nog maximaal 1 jaar te mogen bewaren.

Voorbeeld: dit kan de situatie zijn wanneer een kandidaat solliciteert op een functie die vervuld wordt door iemand anders, maar de kandidaat toch interessant is omdat er binnenkort een soortgelijke functie open komt te staan. In dat geval is er voor Het Handje voldoende aanleiding om de gegevens van de kandidaat langer te bewaren. Wij moeten de kandidaat dan om toestemming vragen om zijn/haar gegevens tot 1 jaar na afloop van de bovenstaande termijn van een maand te bewaren.

Spelregel 4: Intern delen

Pas op met het (intern) delen van gegevens van sollicitanten. Gegevens die binnenkomen op solliciteren@hethandje.nl dienen met terughoudendheid intern gedeeld te worden. Op deze manier kan voorkomen worden dat de gegevens in onbestemde mailboxen blijven hangen. Deel motivatiebrieven en cv’s van sollicitanten dus zoveel mogelijk door de gegevens centraal op te slaan en medewerkers hiertoe toegang te geven wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Meer weten over delen binnen de organisatie? Check dan deze pagina.