Privacy bewustwording

Privacy bewustwording gaat over het creëren van een cultuur waarin mensen begrijpen waarom privacy belangrijk is en hoe ze zorgvuldig kunnen omgaan met persoonsgegevens. Het is vergelijkbaar met hoe je je voordeur op slot doet als je weggaat: ook online en op werk moet je zorgen dat privacygevoelige informatie goed beschermd is. Privacy bewustwording is meer dan alleen regels kennen - het gaat erom dat mensen begrijpen waarom die regels er zijn en ze uit zichzelf goed toepassen.

Echte privacy bewustwording zie je terug in het dagelijks gedrag van medewerkers. Het uit zich in kleine dingen, zoals het vergrendelen van je computerscherm als je even weg bent, maar ook in grotere zaken zoals het kritisch nadenken over welke persoonsgegevens echt nodig zijn voor een project. Het doel is dat privacy-bewust handelen een automatisme wordt, net zoals het op slot doen van je voordeur.

Bewustwording

Wanneer u uw huis verlaat doet u de voordeur achter u dicht. U wilt immers niet dat iedereen zomaar bij u naar binnen kan lopen. Online privacy kunt u zien als uw ‘digitale voordeur’. Ook deze moet u goed achter u dichttrekken om te voorkomen dat mensen ongewild naar binnen kunnen. Een stevige digitale voordeur kunt u opbouwen met beleid, processen, afspraken met wederpartijen, en ga zo maar door. Maar alleen als de mensen binnen uw organisatie hiervan op de hoogte zijn, de inhoud ervan begrijpen en hiernaar handelen.

Privacy- en beveiligingsbewustzijn is namelijk meer dan enkel het bewustzijn zelf. Het vereist daadwerkelijk gedragsverandering om de risico’s binnen uw organisatie te verkleinen wanneer het over de omgang met persoonsgegevens of gevoelige bedrijfsgegevens gaat.

Serious games

Een serious game is een spelvorm die verder gaat dan alleen entertainment. Het is een krachtig leermiddel dat privacy training effectiever en aantrekkelijker maakt. Door het spelelement worden complexe privacyconcepten toegankelijker en blijft de informatie beter hangen.

In een serious game kunnen spelers oefenen met privacysituaties in een veilige omgeving. Ze kunnen fouten maken zonder echte gevolgen en leren van deze ervaringen. Het spelelement zorgt ervoor dat deelnemers actief betrokken zijn bij de leerstof, in plaats van passief te luisteren naar een presentatie.

Serious games kunnen verschillende vormen aannemen. De Privacysimulatie gebruikt bijvoorbeeld een quiz-format om spelers te laten nadenken over privacy concepten. Andere games kunnen werken met simulaties van privacy-incidenten of interactieve scenario's waarin spelers beslissingen moeten nemen. Door het competitie-element zijn medewerkers vaak gemotiveerder om zich in de materie te verdiepen.

Veilig werken

Een goede omgang met persoonsgegevens vereist dat deze netjes beveiligd zijn. De AVG stelt dan ook dat iedere organisatie zijn beveiliging goed op orde moet hebben, op straffe van hoge boetes. Het gaat dan zowel om de technische beveiliging (harde maatregelen) als de organisatorische (ingeregelde procedures) waarmee onbevoegde toegang of gebruik van persoonsgegevens voorkomen moet worden. Dit is geen kwestie van beveiligingsbeleid publiceren en de wachtwoorden zestien tekens maken. Het vereist bewustwording en continu nadenken over beveiliging.

Educatie

Wanneer u een webinar of training over privacy effectief inricht kunt u in een korte tijd veel informatie verstrekken aan een grote groep werknemers. Een webinar is bij uitstek een middel waarmee u op een makkelijke manier veel werknemers kunt bereiken. Het is essentieel om de webinars compact te houden en aan te laten sluiten bij specifieke onderwerpen die spelen binnen de organisatie. Vond er onlangs een problematisch datalek plaats dat voorkomen had kunnen worden? Of is er onjuist of te traag gehandeld bij een verwijderverzoek van een betrokkene? Zoom dan in de webinar in op deze specifieke situaties, of ga in trainingen met medewerkers in gesprek om zo te kijken wat praktische oplossingen zouden zijn die leiden tot positieve gedragsverandering.

De kracht van de combinatie

Een effectieve privacy bewustwordingscampagne combineert bewustwording, serious games en educatie. Deze elementen versterken elkaar: bewustwording zorgt voor het besef dat privacy belangrijk is, educatie biedt de nodige kennis en vaardigheden, en serious games maken het mogelijk om in een veilige omgeving te oefenen met deze kennis.

Deze geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat privacy niet alleen een theoretisch concept blijft, maar echt gaat leven binnen de organisatie. Medewerkers begrijpen niet alleen waarom privacy belangrijk is, maar weten ook hoe ze in de praktijk zorgvuldig met persoonsgegevens om kunnen gaan.

Aanbevelingen voor organisaties

Voor organisaties die hun privacy bewustwording willen versterken, is het belangrijk om een structurele aanpak te kiezen. Maak privacy training een vast onderdeel van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, maar zorg ook voor regelmatige opfris-momenten voor bestaande medewerkers.

Gebruik verschillende methoden om de boodschap over te brengen. Een combinatie van klassikale trainingen, e-learning modules en serious games zoals Relations zorgt ervoor dat de informatie op verschillende manieren wordt aangeboden en beter beklijft. Houd de trainingen praktisch en relevant door gebruik te maken van voorbeelden uit de eigen organisatie.

Meet regelmatig het effect van de bewustwordingsactiviteiten om te zien of ze het gewenste effect hebben. Dit kan bijvoorbeeld door het aantal privacy incidenten te monitoren, maar ook door te kijken naar het gedrag van medewerkers in de praktijk. Beloon goed privacy gedrag om te laten zien dat de organisatie privacy serieus neemt.

Door privacy bewustwording structureel aan te pakken en gebruik te maken van verschillende leermethoden, waaronder serious games, kan een organisatie bouwen aan een cultuur waarin zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens vanzelfsprekend is.