Procedure: computernetwerk, internetgebruik en social media

Achtergrond

Wie valt er onder deze procedure? Deze procedure (hierna ook: 'richtlijnen') gelden voor alle medewerkers van Het Handje, inclusief diegenen met een arbeidsovereenkomst, gedetacheerden, externe docenten aan de Vakschool, uitzendkrachten, stagiaires en vrijwilligers.

Wat willen we bereiken? We willen zorgen voor een veilig en verantwoord gebruik van ons computernetwerk en internet. Deze procedure omvat regels over hoe we ons gedragen op het netwerk en internet, en hoe we gebruik van persoonsgegevens controleren.

Wat zijn onze uitgangspunten?

1. We begrijpen dat het controleren van persoonsgegevens op ons netwerk en internet valt onder de AVG.
2. We zullen ons houden aan de op deze pagina beschreven richtlijnen bij het controleren van netwerk- en internetgebruik. Als er situaties zijn waarin deze richtlijnen niet voorzien, zullen we handelen volgens de toepasselijke wet- en regelgeving, en in overleg met de ondernemingsraad.
3. We streven naar een goede balans tussen verantwoord netwerk- en internetgebruik en de privacy van onze medewerkers.
4. Persoonsgegevens over netwerk- en internetgebruik worden niet langer bewaard dan nodig, meestal maximaal zes maanden.
5. We zullen zorgen voor de integriteit van ons systeembeheer en de controle daarop.
6. Alle regels die hier worden genoemd over internet gelden ook voor de Het Handje Wiki.

Computer(netwerk) en internet

Algemeen gebruik van het computernetwerk en internet:

1. We behouden ons het recht voor om de toegang tot bepaalde schadelijke websites te beperken.
2. We vermijden acties op het netwerk en internet die schadelijk kunnen zijn voor de reputatie van Het Handje.
3. Onze gebruikersnamen en wachtwoorden zijn persoonlijk en mogen niet met anderen worden gedeeld.
4. Een medewerker kan een leidinggevende binnen het Handje machtigen om toegang te krijgen tot zijn e-mailagenda.
5. We mogen geen niet-publieke informatie op het intranet delen zonder toestemming van onze leidinggevenden.
6. We sluiten geen andere netwerkapparatuur aan op het netwerk van Het Handje.
7. We mogen de ICT-infrastructuur van Het Handje niet verstoren.
8. We vermijden bewust het bezoeken van websites met ongepaste inhoud.
9. We versturen of slaan geen dreigende, intimiderende, pornografische, racistische of discriminerende e-mails op.
10. E-mailberichten worden gecontroleerd op malware en spam.
11. We gebruiken alleen e-mailadressen die door Het Handje zijn verstrekt.
12. We gebruiken e-mail voor zakelijke doeleinden, maar beperkt persoonlijk gebruik is toegestaan, zolang het de werkzaamheden niet verstoort.

Computer en netwerk:

1. Onze gebruikersnamen en wachtwoorden zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld.
2. We sluiten sessies af na gebruik en laten computers niet onbeheerd achter.
3. We volgen instructies van systeembeheer op.
4. We melden storingen en onregelmatigheden direct aan de systeembeheerder.
5. We installeren geen software zonder toestemming van de systeembeheerder.
6. We vragen toestemming voordat we eigen hardware of software gebruiken voor werkdoeleinden.
7. We brengen geen vertrouwelijke informatie buiten het netwerk van Het Handje zonder toestemming.
8. We voeren alleen computer- en netwerkhandelingen uit in overleg met de systeembeheerder.

Social media

Social media:

1. We delen geen vertrouwelijke of schadelijke informatie over Het Handje op social media.
2. Als we via social media communiceren, zijn we voorzichtig met wat we zeggen over Het Handje en onze dienstverlening.
3. We volgen alle instructies op gegeven door Team Digital m.b.t. officiële berichtgeving op social media vanuit Het Handje.
4. We geven aan in welke hoedanigheid we berichten op social media plaatsen.
5. Onze social media profielen en inhoud zijn onze eigen verantwoordelijkheid.

Controle, privacy en sancties

Algemene controle:

1. Het Handje controleert en houdt toezicht op ons netwerk- en internetgebruik om verschillende redenen, waaronder systeem- en netwerkbeveiliging.
2. Controle gebeurt steekproefsgewijs, waarbij anonieme lijsten van bezochte websites en verstuurde e-mails kunnen worden bekeken.
3. Controle op het lekken van vertrouwelijke informatie gebeurt zoveel mogelijk geautomatiseerd.
4. Gegevens over controle worden maximaal zes maanden bewaard.
5. De ICT-medewerkers die controle uitvoeren, hebben een geheimhoudingsplicht.

Gerichte controle:

1. Bij vermoedens van overtredingen van de gedragscode wordt de gebruiker aangesproken.
2. Gericht onderzoek vindt alleen plaats bij gerechtvaardigde vermoedens van overtredingen.
3. Gericht onderzoek wordt uitgevoerd door de ICT-beheerder, na opdracht van de directie.
4. De gebruiker wordt geïnformeerd over gericht onderzoek en krijgt de kans om uitleg te geven.
5. Illegale inhoud op ons netwerk wordt verwijderd.

Privacy:

1. We beveiligen persoonsgegevens om lekken te voorkomen.
2. We vergrendelen computers en smartphones bij het verlaten van de werkplek.
3. We nemen zelf maatregelen om lekken van persoonsgegevens te voorkomen.
4. We gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen.

Sancties:

1. Overtredingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, zoals berisping of schorsing.
2. Het Handje kan gebruikers aansprakelijk stellen voor schade door overtredingen.

Wijziging en beëindiging van de gedragscode:

1. Het Handje kan de gedragscode aanpassen naar redelijkheid.
2. Bij situaties waarin de gedragscode niet voorziet, beslist de directie.

We hopen dat deze richtlijnen duidelijkheid scheppen over ons computer- en internetgebruik bij Het Handje. Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met je leidinggevende.